Как выглядит путевой лист легкового автомобиля

Как выглядит путевой лист легкового автомобиля

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3) (ОКУД 0345001)

Применяется - с 1 декабря 1997 года

Утверждена - Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

Скачать форму путевого листа легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3):

Внимание! Данная форма не является актуальной, так как не содержит состава сведений, установленного Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3) >>>

Материалы по заполнению путевого листа легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3):

- Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390

- Статья: Что изменилось в правилах заполнения путевого листа (Катаева Н.Н.) ("Главная книга", 2023, N 20)

Как выглядит путевой лист легкового автомобиля

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОТ В АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ

Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3) (ОКУД 0345001) >>>

Путевой лист специального автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3 спец.) (ОКУД 0345002) >>>

Путевой лист легкового такси (Типовая межотраслевая форма N 4) (ОКУД 0345003) >>>

Путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-С) (ОКУД 0345004) >>>

Путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-П) (ОКУД 0345005) >>>

Путевой лист автобуса (Типовая межотраслевая форма N 6) (ОКУД 0345006) >>>

Путевой лист автобуса необщего пользования (Типовая межотраслевая форма N 6 спец.) (ОКУД 0345007) >>>

Журнал учета движения путевых листов (Типовая межотраслевая форма N 8) (ОКУД 0345008) >>>

Товарно-транспортная накладная (Типовая межотраслевая форма N 1-Т) (ОКУД 0345009) >>>

  • Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3) (ОКУД 0345001)
  • Путевой лист специального автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3 спец.) (ОКУД 0345002)
  • Путевой лист легкового такси (Типовая межотраслевая форма N 4) (ОКУД 0345003)
  • Путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-С) (ОКУД 0345004)
  • Путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-П) (ОКУД 0345005)
  • Путевой лист автобуса (Типовая межотраслевая форма N 6) (ОКУД 0345006)
  • Путевой лист автобуса необщего пользования (Типовая межотраслевая форма N 6 спец.) (ОКУД 0345007)
  • Журнал учета движения путевых листов (Типовая межотраслевая форма N 8) (ОКУД 0345008)
  • Товарно-транспортная накладная (Типовая межотраслевая форма N 1-Т) (ОКУД 0345009)
  • Транспортная накладная

Путевой лист

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  • его техническое состояние;
  • пройденный километраж;
  • часы работы водителя;
  • совершенные переезды в течение смены;
  • расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

  1. Серия и номер листа.
  2. Дата составления документа.
  3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
  5. Код по ОКПО.
  6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
  7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
  8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
  9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
  10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Путевой лист. Часть 1

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

  • кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  • адрес подачи;
  • время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  • подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

Путевой лист. Часть 2

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

  • адрес, откуда автомобиль выехал;
  • место назначения;
  • время выезда и возвращения;
  • пройденный километраж;
  • подпись водителя.

Путевой лист. Часть 3

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Путевой лист. Часть 4

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • организованная перевозка группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

  • перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Путевой лист легкового автомобиля 2023 года: скачайте бесплатные бланки и образцы заполнения формы 3 в Excel, Word, PDF

Путевой лист легкового автомобиля – документ, который ежедневно оформляется водителем для учета движения транспортного средства организации. Он необходим для отслеживания маршрута движения машины, учета расходов на обслуживание транспорта и закупку ГСМ, расчета зарплаты водителя. Для заполнения путевого листа используется форма 3 образца 2020 гг.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2023 года

Предлагаем бесплатно скачать новую форму 3 для акта путевого листа легкового автомобиля, действительную в 2023 гг.

Кто заполняет бланк

Путевой лист заполняет диспетчер или другое уполномоченное лицо предприятия. Водитель заполнять путевой лист не имеет права — он только расписывается при выезде и после возвращения авто.

ИП заполняет путевой лист самостоятельно.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?

В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:

  • Дата и номер составления документа
  • Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
  • Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
  • Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
  • Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
  • Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
  • Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.

Новые бланки

В новых бланках добавлена информация о предрейсовом контроле (точном времени и дате его проведения). Данную строку обязательно заполнять всем ТС, для которых такой контроль предусмотрен законодательством.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ24 помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ24 – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям. 14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения формы 3 для путевого листа легкового автомобиля

Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2023 гг. вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Изменения в сроках выдачи-заверения-внесения данных одометра с 2019 г.

Последние изменения связаны с Приказом Минтранса РФ от 21.12.2018 № 467, вступившим в силу 1 марта 2019 г. Теперь показания одометра необходимо вносить не только при выезде из гаража и возвращении в него, но и покидая любую парковку, выбранную для стоянки ТС после рейса, а также по завершению смены или рабочего дня водителя.

При этом показания заверяются только подписями ответственных лиц, без штампов.

Можно ли обойтись без бланка

Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.

Сколько хранить

Хранить путевые листы следует не менее 5 лет. Исключение составляют листы, служащие единственным доказательством работы сотрудника во вредных или опасных условиях, — они хранятся 75 лет.

По желанию руководства компании срок можно продлить. Кроме того, из приказа Росархива РФ от 20.12.2019 № 236 выходит, что при отсутствии проверки или ревизии контролирующим органом в течение 5 лет, срок хранения стоит продлить до проверки.

Как упростить работу

Процесс заполнения путевых листов можно автоматизировать с помощью специальных компьютерных программ. Это экономит время и помогает избегать ошибок.

Путевые листы легкового, грузового, международного транспорта

Для разных видов транспорта используют разные формы путевых листов.

  • Для легковых авто: формы 3 и ПЛ-1 (для ИП).
  • Для грузовых авто: формы 4-П, 4-С, ПГ-1 (для ИП) и 4-М (международные поездки).

Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ24. Он позволяет заполнять документацию в автоматическом режиме и отправлять ее контрагентам по email.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ24 помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

Какой порядок заполнения путевых листов - образец, бланк

Путевой лист — важнейший для владельца автотранспорта документ с точки зрения принятия в расходы затрат на ГСМ. Существует ряд критериев, необходимых для корректного заполнения путевых листов, которые определены в законодательстве РФ. Рассмотрим, как правильно заполнить путевой лист, какие ошибки в документе повлекут доначисление налогов, а также приведем правила и образец заполнения документа.

Вам помогут документы и бланки:
  • В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов
  • Ошибки в путевом листе и налоговые последствия
  • Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2023 году
  • Итоги

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов, — приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Он применяется с 01.03.2023 до 01.03.2029. А с 01.09.2023 дейстует в новой редакции — приказа Минтранса от 05.05.2023 № 159. О нововведениях с 1 сентября читайте здесь.

С 01.03.2023 возможно оформление путевых листов в электронном виде.

Кроме того, правила заполнения первички регулируются законом о бухучете и ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.

Выделим ключевые положения:

  • путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства; при посменном использовании машины разными водителями формируется отдельный лист на каждого из них;
  • путевой лист оформляют на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Можно ли составлять путевые листы на месяц, см. здесь.
  • в наименовании документа фиксируется тип машины, в заголовке — номер путевого листа и дата составления (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
  • в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать здесь.

  • в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично.
    С 01.09.2023 показания одометра (полные километры пробега) вносятся при выпуске транспортного средства на линию, по его возвращении с линии по завершении последнего рейса, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя, если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на одно ТС;
  • в сведениях о водителе с 01.09.2023 в числе прочего указываются реквизиты его водителького удостоверения и СНИЛС;
  • в путевом листе должно фиксироваться заключение о медосмотрах, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О.;
  • обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов;
  • заполненные путевые листы могут регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (с 01.03.2023 вести журнал не обязательно, но целесообразно);
  • все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Нужен ли путевой лист ИП? На эту тему рассуждают эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Ответ эксперта.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Ошибки в путевом листе и налоговые последствия

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист.

Например, обращают на себя внимание случаи, свидетельствующие об отказе ФНС в признании права на вычет по НДС по той причине, что путевые листы отсутствовали или были заполнены некорректно (например, постановления АС Волго-Вятского округа от 24.04.2023 по делу № А28-2249/2021, АС Московского округа от 21.08.2018 по делу № А40-76951/2017 и др.).

Также случаются споры из-за расходов по налогу на прибыль. Например, чиновники отказывают в учете расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (письмо Минфина от 13.04.2007 № 14-05-07/6), расходов на транспортные услуги сторонних организаций (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 по делу № А33-15933/2008).

Подробнее о спорных ситуациях и аргументах для защиты от них читайте в КонсультантПлюс: ЭСС по НДС, ЭСС по налогу на прибыль. Пробный доступ к системе бесплатный.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2023 году

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. За основу можно брать те бланки, которые утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но в них нужно обязательно добавлять те реквизиты, которые периодически добавляет в свои НПА Минтранс.

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие путевого листа или его составление с нарушениями, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатный.

Также эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения путевого листа по форме № 3 для легкового автомобиля. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно скачайте документ с комментариями по его оформлению:

Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете скачать в наших статьях:

  • «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя»;
  • «Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)».

Итоги

Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым последствиям для владельца транспорта.

Новые путевые листы с 2023 года в 1С — образец

В 2023 — 2029 годах действуют новые правила заполнения путевого листа. Расскажем, как сформировать путевой лист в 1С по обновленным правилам и без каких реквизитов теперь не обойтись. А также ответим на самые распространенные вопросы по его заполнению.

  • С 1 марта 2023 — новые правила оформления путевого листа
  • Изменения в реквизитах путевого листа с 1 сентября 2023

Новый путевой лист с 2023 года — образец

Порядок заполнения путевых листов приведен в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390.

Обязательной формы путевых листов нет. Можно разработать бланки самостоятельно (или взять за основу унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78) и закрепить в учетной политике.

В путевом листе должны быть обязательные реквизиты, установленные:

  • Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390 — для допуска транспортного средства к эксплуатации (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ);
  • ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ — для принятия путевого листа к учету.

Новые путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Главное — Функциональность — вкладка Запасы .

С учетом Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390) в программе путевой лист формируется с указанием сведений:

  • Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
  • Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
  • о виде сообщения — с 01.03.2023 (с релиза 3.0.130);
  • СНИЛС водителя и дата выдачи его водительского удостоверения (с релиза 3.0.140) — с 01.09.2023.

Для этого в документе Путевой лист ( Покупки — Путевые листы ) с датой не раньше 01.03.2023 на вкладке Маршрут выберите Вид сообщения (можно указать разные виды сообщения для разных пунктов).

Из документа можно сформировать две печатные формы:

  • Путевой лист — форма, разработанная 1С;
  • Путевой лист (№3) — форма на основе бланка Типовая межотраслевая форма № 3.

В печатной форме путевого листа:

  • Сведения о перевозке — автоматически указывается для собственных нужд организации (с 01.01.2021, с релиза 3.0.86);
  • Вид сообщения — выбранный вид сообщения (несколько видов):
  • СНИЛС водителя и дата выдачи его водительского удостоверения — из карточки физ. лица-водителя – ссылка Все документы .

Предполагается, что в программе не ведут учет предприятия, профессионально занимающиеся пассажирскими и грузоперевозками, и транспорт используется в служебных целях. При необходимости сведения о перевозке можно исправить вручную в печатной форме вне 1С.

Остальные поля путевого листа в1С 8.3 Бухгалтерия заполняются так же, как и раньше.

Вопросы по заполнению путевых листов с 2023 года

Можно ли оформлять путевой лист на месяц?

Да, можно. Следует указать дату начала и окончания срока использования листа (п. 3 Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390).

Обязательно ли расписывать маршрут в путевом листе?

Маршрут не относится к обязательным реквизитам путевого листа, но без его указания не получится доказать производственный характер поездок. Это приведет к спорам с налоговиками.

Арбитражная практика складывается противоречивая, например:

  • в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 N Ф05-12699/2018;
  • в пользу налогоплательщиков — Постановление АС ПО от 29.03.2016 N Ф06-6442/2016.

Поэтому следует указывать подробный маршрут в путевом листе, если автомобиль не оборудован электронной системой контроля пробега и расхода топлива (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Обязательны ли отметки о медосмотре в путевом листе?

  • предрейсовые — для сотрудников:
    • на должности «водитель»;
    • в должностные обязанности которых входят поездки на служебном автомобиле (например, экспедитор);

    Обязательны ли отметки о техосмотре в путевом листе?

    Предрейсовый технический контроль не предусмотрен для легковых автомобилей, используемых для собственных нужд, и не перевозящих грузы и пассажиров (п. 2 ст. 20, Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ).

    В этом случае реквизит может не заполняться.

    • Может ли ИП сам ставить отметки о прохождении медосмотра и техосмотра перед выездом в рейс?
    • Новый штраф за отсутствие техосмотра — когда начнет действовать и кого затронет?

    См. также:

    • Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
    • ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С
    • Утвержден формат электронного путевого листа с марта 2023

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

    Оцените публикацию

    (5 оценок, среднее: 5,00 из 5)

    Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
    Обратите внимание!
    В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
    Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

    Электронные путевые листы

    В России продолжается переход с бумажных перевозочных документов на электронные. В 2023 году Минтранс обновил состав сведений электронного путевого листа (ЭПЛ) и утвердил его новую форму. Теперь перевозчик может оформить документ в электронном виде и сразу отправить его сотруднику или контрагенту на смартфон, а не передавать из рук в руки. Водитель при проверке документов в дороге сможет предъявить QR-код, а не возить с собой бумагу. Объясним, что такое электронный путевой лист и когда ЭПЛ станут обязательными.

    Когда нужен электронный путевой лист

    Электронный путевой лист (ЭПЛ) — наиболее распространённый логистический документ. Он используется при каждой грузовой и пассажирской перевозке, а также при работе спецтехники на дорогах общего пользования. Путевой лист — это документ для учёта и для контроля за работой водителя и транспортного средства. На основании путевого листа списываются затраты на использование техники.

    В листе описывают маршрут и техническое состояние машины, указывают информацию о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга. Также с помощью электронных путевых листов компания подтверждает расходы, связанные с использованием транспортных средств:

    • зарплату водителя;
    • надбавки водителям за разъездной характер работы;
    • затраты на топливо и запчасти;
    • плату за парковку;
    • компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

    Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

    Электронные перевозочные документы — легко!

    Сервис обмена между участниками грузоперевозок

    Путевые листы 2023 — форма, примеры заполнения

    С 1 марта 2023 года начал свое действие Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 (далее — Приказ N 390). Прежний аналогичный Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368 утратил силу несмотря на то, что изначально его срок действия устанавливался до 01.01.2027.

      Обновил состав обязательной информации и правила заполнения путевых листов (далее будем пользоваться сокращением «ПЛ»). Так, из списка обязательных сведений исключили наименование и номер ПЛ. Их можно продолжать указывать, но это уже на выбор того, кто составляет документ. Вместо информации о собственнике (владельце) транспортного средства (далее — ТС) теперь в путевой лист надо вносить данные о юрлице или ИП, которые его выписали.

    Обязанность оформлять ПЛ в 2023 году по-прежнему лежит на собственнике транспорта. Поэтому информация о владельце все равно попадает в ПЛ, только теперь как о составителе путевого листа. А если авто передано в аренду, ПЛ должен сделать арендодатель.

    Формат электронного путевого листа под нормы Приказа N 390 утвержден Приказом ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. Оформить ПЛ по этому формату можно в том числе в Государственной информационной системе перевозочных документов — ГИС ЭПД.

    Если электронный ПЛ применяется при приеме груза для перевозки, водителю или представителю перевозчика нужно предъявить ПЛ грузоотправителю для сверки. Предъявлять можно в электронной или в бумажной форме. Для предъявления в бумажном варианте электронный ПЛ распечатывается (создается бумажная копия ПЛ).

    Порядок предъявления ПЛ грузоотправителю в 2023 году в электронном виде прописан в п. 1 ст. 10 Устава автомобильного транспорта, утв. Законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ. Последовательность действий такая:

    1. Водитель или перевозчик предъявляет отправителю груза подтверждение формирования электронного ПЛ. Для этого отправителю направляется файл обмена ПЛ через оператора информсистем электронных перевозочных документов.
    2. Водитель (или представитель перевозчика), указанный в электронном ПЛ, предъявляет грузоотправителю документ, удостоверяющий личность. С 01.03.2023 водитель также может предъявить в качестве документа, удостоверяющего личность, свои водительские права.

    Из правил формирования и ведения путевых листов исключили указание на необходимость ведения журнала их регистрации. Таким образом, с 01.03.2023 журнал учета ПЛ стал необязательным регистром. Хотя, если есть такое желание или необходимость, составители путевых листов могут продолжать его вести.

    • Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
    • Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

    Сравнение старого и нового порядка формирования путевых листов в 2023 году мы сделали в материале Изменения в путевых листах с 2023 года

    А в этой статье рассмотрим практические примеры заполнения путевых листов по новым правилам с 1 марта 2023 года.

    Форма нового путевого листа

    Обязательных к применению бланков путевых листов, оформляемых на бумаге, в 2023 году нет. Каждый составитель вправе разработать свой бланк, включив в него обязательный набор и перечень информации. С 01.03.2023 это нужно делать в соответствии с Приказом N 390н.

    Разрабатывать свою форму (бланк) путевого листа можно только для его бумажной версии. Если пользоваться документом в электронной форме, необходимо соблюдать формат, установленный ФНС.

    Поскольку документ достаточно сложный, на практике для разработки своих бланков компании и ИП чаще всего берут за основу типовые межотраслевые формы путевого листа, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Так же поступили и мы при подготовке этого материала.

    Пример путевого листа легкового автомобиля после 01.03.2023

    В качестве примера возьмем ситуацию, когда ПЛ оформляется для легкового авто, используемого в служебных целях частной компанией.

    У транспортного средства один водитель, и ПЛ выписан в одном экземпляре. Возможные вариации и указания на изменения в путевых листах с 01.03.2023 приведены в примечаниях к путевому листу:

    Формулировки для указания вида перевозки и вида сообщения особо представлены в п. 7 и п. 8 Приказа Минтранса N 390.

    Новыми правилами уточнен порядок внесения показаний одометра для случаев, когда на авто работает не один водитель. В нашем примере он один, а что делать в ситуации с несколькими —представлено в примечании на схеме:

    Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01.03.2023

    ПЛ для грузового транспорта представим на примере мебельного фургона, принадлежащего фирме, выполняющей грузоперевозки по заказам.

    Наш путевой лист выписан на один день и на одного водителя. Как следовало бы поступить, если бы ПЛ оформлялся на срок более одного дня — смотрите в примечании:

    А если бы в течение этого дня по правилам внутреннего распорядка компании автомобиль мог использовать не один водитель, но при этом оформлялся один ПЛ, то в бланк нужно было бы добавить дополнительные графы для указания всех необходимых сведений о еще одном водителе. В том числе графы для указания задания и отметках о медосмотре для каждого водителя. Заполнять такие графы путевого листа с 01.03.2023 нужно по порядку, предусмотренному Приказом N 390.

    По другим частям ПЛ для грузового авто существенных изменений c 01.03.2023 не произошло. Они формируются под индивидуальные задачи исполнителя и заказчика грузоперевозок и, при необходимости, по согласованию между ними.

    Например, так в нашем примере выглядит отрывной талон путевого листа грузового автомобиля после изменений 2023 года:

    Запомните

    • Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368, по которому формировали путевые листы в 2022 году и в начале 2023 года, утратил силу раньше срока. Вместе него с 01.03.2023 действует приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390.
    • Новый приказ изменил обязательное содержание путевого листа и порядок его заполнения. Порядок сделали более подробным и конкретным, например, расписали формулировки, применимые при внесении данных о виде перевозки и виде сообщения.
    • Обязательных бланков для путевых листов в 2023 году не появилось. Их можно разработать и использовать свой вариант. Главное — чтобы были указаны все обязательные сведения.
    • В 2023 году путевой лист может быть электронным. В таком случае следует использовать формат по Приказу ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. При этом самостоятельные нововведения в нем уже не допускаются. Для простого и быстрого заполнения можно использовать систему ГИС ЭПД.

    См. также:

    • Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
    • ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С
    • С 1 марта 2023 — новые правила оформления путевого листа

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

    Оцените публикацию

    (6 оценок, среднее: 3,33 из 5)

    Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
    Обратите внимание!
    В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
    Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    • ЕНП и ЕНС
      • Единый налоговый платеж с 2023 года
      • Проводки по ЕНП с 2023 года
      • Уведомление об исчисленных суммах налога с 2023
      • Объединение ФСС и ПФР в 2023 году
      • Расчет по страховым взносам 2023
      • ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.1
      • ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2
      • ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.3
      • ЕФС-1 Раздел 2
      • Пониженные тарифы страховых взносов 2023
      • Срок сдачи РСВ 2023
      • Уведомление по страховым взносам в 2023 году
      • Персонифицированные сведения о физлицах
      • Изменения по договору ГПХ с 2023
      • Страховые взносы в 2023 году — особенности расчета и уплаты
      • Начисление страховых взносов в 2023 году по единому тарифу — примеры
      • Исчисление страховых взносов на травматизм в 2023 году — примеры для гражданско-правовых договоров
      • Страховые взносы ИП в 2023 году
      • Страховые взносы ИП за себя 2023
      • НДФЛ с аванса в 2023 году
      • НДФЛ в 2023 году — изменения и нюансы для налогового агента
      • Платежное поручение по НДФЛ в 2023 году — образец
      • Уведомление по НДФЛ — нюансы 2023 года
      • НДС налогового агента в 2023 году
      • Путевые листы 2023 — форма, примеры заполнения
      • Изменения в путевых листах с 2023 года
      • Налогообложение сверхнормативных суточных в 2023 году
      • Бухгалтерский учет поступления основных средств в 2023 году
      • Прием на работу сотрудника в 2023 году
      • Налог на имущество организаций: порядок расчета и отчетность

      Путевой лист легкового автомобиля (скачать бланк по форме 0345001)

      Бланк по форме 0345001

      Новая форма "Путевой лист легкового автомобиля" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.

      Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3) (ОКУД 0345001) может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

      Бланк загружен на сайт: 29.09.2017

      . воспользоваться формами путевых листов (формы 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными .

      . , для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого .

      . г. --------¬ ¦ Коды ¦ +-------+ Форма по ОКУД ¦0345001¦ +-------+ Организация ОмГУ, 644042 г. Омск .

      . года Коды Форма по ОКУД 0345001 Организация ООО «А», 644042, г . . г. Коды Форма по ОКУД 0345001 Организация ООО «Вольт», 644042, г .

      . : воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными .

      . основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который .

      . путевых листах легкового автомобиля (ф. 0345001), форма которых утверждена Постановлением Госкомстата .

      Путевой лист с 01.09.2023

      С 01.09.2023 применяйте новый бланк путевого листа с данными из Приказа Минтранса России от 05.05.2023 № 159. Бланк изменится не сильно. В сведениях о водителе нужно указать СНИЛС, а также сведения о водительском удостоверении. Скачайте обновленный бланк, а также образец заполнения путевого листа, действующий с 01.09.2023, и заполните его с учетом собственных данных.

      Бланк путевого листа легкового автомобиля с 01.09.2023

      Проверено экспертом

      Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля с 01.09.2023

      Рекомендации по теме

      • Путевой лист снова обновлен
      • Как оформить путевой лист в электронном виде
      • Путевой лист для ИП 2024
      • Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

      Бланк путевого листа легкового автомобиля с 01.09.2023

      Проверено экспертом

      Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля с 01.09.2023

      Путевые листы заполняются по-новому

      Автор: Казаков Е. С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» Важной частью процесса осуществления перевозок является оформление путевых листов. Они требуются и при выполнении требований гражданского законодательства, и в целях налогообложения. До последнего времени применялся Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 (далее – Приказ № 368), утвердивший обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. С 01.03.2023 вместо него необходимо опираться на положения Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее – Приказ № 390).

      О сведениях в путевом листе

      При заполнении путевого листа необходимо отражать некоторые обязательные данные. В Приказе № 368 они именовались реквизитами, а в Приказе № 390 названы сведениями. Состав сведений и порядок их оформления приведены в приложении к Приказу № 390. Отметим, что этот состав сведений полностью повторяет список, который приводится в п. 3 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта в редакции, также действующей с 01.03.2023. Среди реквизитов в первую очередь были указаны наименование и номер путевого листа. В числе обязательных сведений их нет, но наименование все равно обязательно для путевого листа: оно должно присутствовать в путевом листе как в первичном документе. Напомним, что согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» этот показатель относится к обязательным реквизитам первичного документа. Номер документа в таком качестве не упоминается, но, по нашему мнению, без него не обойтись, поскольку он может являться ключевым при идентификации конкретного документа.

      • дату составления документа;
      • наименование экономического субъекта, составившего документ;
      • для юридического лица – полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
      • для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

      Остальные сведения специфические именно для путевого листа. Это сведения:

      • о сроке действия путевого листа;
      • о транспортном средстве;
      • о водителе (водителях) транспортного средства;
      • о виде перевозки;
      • о виде сообщения.

      Теперь необязательно указывать сведения о владельце транспортного средства (до сих пор обязателен был такой реквизит), но надо прописать данные о виде сообщения, чего не было ранее.

      Кроме того, у собственника (владельца) транспортного средства теперь появилось право включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления им деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов (п. 2 приложения к Приказу № 390).

      Сведения о сроке действия путевого листа, как и ранее, должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 3 приложения к Приказу № 390).

      Сведения о водителе (водителях) должны включать (п. 6 приложения к Приказу № 390):

      • фамилию, имя, отчество (при наличии);
      • дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством РФ).

      В целом, сведения о транспортном средстве должны включать те же данные, что и ранее. Но есть некоторые уточнения. Так, показания одометра (в полных километрах) указываются:

      • при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее – парковка);
      • при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя.

      А теперь показания одометра указываются еще и при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

      В сведения о транспортном средстве также входят:

      • тип транспортного средства, марка и модель транспортного средства (уточнено, что согласно паспорту транспортного средства), а если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) – марка и модель прицепа (полуприцепа);
      • государственный регистрационный номер транспортного средства, а если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) – его регистрационный и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
      • дата (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);
      • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

      Теперь подробно расписано, что надо указать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения. Так, в сведениях о виде перевозки требуется прописать, какие это перевозки (п. 6 приложения к Приказу № 390): коммерческие, перевозки для собственных нужд или передвижение и работа специальных транспортных средств. В отношении коммерческих перевозок дополнительно надо указать, что осуществляется:

      • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
      • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
      • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
      • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
      • организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования).

      Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения: городское, пригородное или междугородное.

      О порядке оформления путевого листа

      На путевые листы все больше распространяется цифровизация. Если раньше речь шла об оформлении в электронном виде только журнала регистрации путевых листов, то теперь сказано, что и сам путевой лист может создаваться не только в бумажном, но и в электронном виде (п. 9 приложения к Приказу № 390).

      Правда, надо ожидать дополнительных указаний, как практически оформляется электронный путевой лист и как он будет предъявляться, например, сотрудникам ГИБДД. Но уже в приложении к Приказу № 390 отмечается, что результаты медосмотра водителя или показания одометра могут заверяться ответственными лицами с помощью электронной подписи.

      Обозначено, что путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (ранее имелось в виду каждое эксплуатируемое транспортное средство) (п. 10 приложения к Приказу № 390).

      Специально отмечено: если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем. Очевидно, ключевым здесь является то, что водителя для такого транспортного средства предоставляет именно арендодатель.

      До сих пор указывалось, что путевой лист оформляется до начала выполнения рейса или до начала первого рейса. Понятие «рейс» не приводилось, что создавало некоторую неопределенность, хотя известно, что в общепринятом смысле рейс – это путешествие между двумя маршрутами.

      Однако теперь, по нашему мнению, приводится еще более неопределенная фраза: «путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию» (п. 11 приложения к Приказу № 390). Что это за линия и где ее начало – не поясняется. Отсюда можно лишь понять, что надо оформить путевой лист, прежде чем транспортное средство тронется со стоянки.

      Четко установлено, что допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя (очевидно, в отношении одного периода, если нет возможности своевременно оформить новый путевой лист на нового водителя). Прежде указывалось строго, но путанно: если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

      При осуществлении предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), медицинский работник вправе использовать электронную подпись. Чиновники сделали еще одно очень важное, с их точки зрения, изменение: в путевом листе теперь ставится не отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», а «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Штампики необходимо будет поменять.

      А вот содержание отметки, проставляемой в случае, если при проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства не выявлены несоответствия установленным требованиям, осталось прежним – «выпуск на линию разрешен» (п. 13 приложения к Приказу № 390).

      Однако если при контроле выявлены указанные несоответствия, требуется проставлять новую отметку: «выпуск на линию не разрешен».

      Обратите внимание: Из пункта 14 приложения к Приказу № 390 следует, что для проставления даты, времени и показаний одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку надо назначить уполномоченное лицо (кроме случая, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя).

      Именно оно заверяет данные собственноручной подписью на бумажном носителе либо электронной подписью в случае оформления электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

      При оформлении на одно транспортное средство нескольких путевых листов на бумажных носителях раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, принимающего транспортное средство, с отражением фамилии, имени и отчества (при наличии).

      В случае формирования названных путевых листов в электронном виде проставляется электронная подпись уполномоченного лица, назначаемого решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

      В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в электронном виде либо его копии на бумажном носителе (п. 15 приложения к Приказу № 390).

      Путевые листы с 1 сентября 2023 года: новые правила заполнения

      С 1 сентября 2023 года действуют новые правила заполнения путевых листов. Расскажем о новшествах и приведем для скачивания новые бланки путевых листов легковых и грузовых автомобилей, который смогут использовать организации и индивидуальные предприниматели, таксисты и самозанятые. Основание для новшеств – Приказ Минтранса России от 05.05.2023 N 159.

      Ввели новые правила оформления при различных рейсах

      С 1 сентября 2023 года вступают в силу новые правила заполнения путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 05.05.2023 № 159. Эти изменения будут актуальны до 1 марта 2029 года. Они затрагивают форму и порядок заполнения отдельных реквизитов путевых листов, а также устанавливают правила для их оформления при разной длительности и количестве рейсов. Важным нововведением стало разрешение корректировать определенные реквизиты электронного путевого листа. Подробно ознакомимся с ключевыми изменениями:

      Основные изменения Детали
      Оформление путевых листов по длительности и количеству рейсов С 1 сентября 2023 года можно оформлять:
      • Один путевой лист на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя;
      • Несколько путевых листов на бумажных носителях на одно ТС раздельно на каждого водителя, включая каждого последующего водителя после выхода ТС на линию;
      • Один путевой лист на несколько рейсов, если в рабочий день (смену) водитель ТС совершает один или несколько рейсов.

      Важный момент, который пока остается неясным, — можно ли оформлять один путевой лист на период более одного дня для разных рейсов. Этот вопрос, по-видимому, потребует дополнительных разъяснений.

      Уточнили порядок заполнения отдельных реквизитов

      Изменили правила заполнения отдельных реквизитов. По-новому нужно заполнять сведения о водителе, показания одометра, сведения о медосмотре.

      Реквизит Новые правила Как было раньше
      Сведения о лице, оформившем путевой лист С 1 сентября 2023 года если путевой лист оформляет таксист, который не является ИП, в путевом листе должны быть указаны его ФИО, место жительства, номер телефона, ИНН (это распространяется исключительно на таксистов) Ничего подобного не было
      Показания одометра Показания одометра с 1 сентября требуется заполнять также при возвращении транспортного средства выполнении последнего заказа легкового такси Ничего подобного не было
      Сведения о водителе С 1 сентября 2023 года кроме Ф.И.О. водителя нужно указывать реквизиты водительского удостоверения и СНИЛС (это касается всех водителей). Указание водительского удостоверения и СНИЛС не предусмотрено
      Сведения о медосмотре Исключили требование указывать сведения о лицензии Требуется указывать данные лицензии медорганизации
      Прописали правила для дистанционных медосмотров. Отметка в этом случае проставляется по правилам, утверждаемым Правительством Правил для дистанционных медосмотров не было
      Отметки о контроле технического состояния, дате выезда и возвращения ТС, показаниях одометра Отметки может заверять физлицо, управляющее такси Ничего подобного не было

      Далее вы можете скачать новые бланки путевых листов с 01.09.2023. В ближайшее время мы также дополним статью образцами их заполнения по новым правилам.

      Как оформлять путевые листы в 2024 году

      В 2023 году оформление путевых листов перевели в цифровой формат. Эта возможность появилась в сентябре – теперь достаточно сформировать один документ, даже если запланировано несколько разных рейсов в течение дня (на одного водителя).

      Разберем, какие именно изменения произошли в законодательстве, что желательно учитывать при составлении путевого листа в 2024 году. Также приведем актуальные бланки и образцы заполнения путевых листов в 2024 году для легковых и грузовых автомобилей.

      Нововведения по оформлению путевых листов

      Сначала отметим, что составлять путевой лист обязаны все индивидуальные предприниматели и юридические лица, деятельность которых связана с грузоперевозками и/или пассажирскими перевозками. То же относится к фирмам, предоставляющим транспортные средства в аренду (вместе с экипажем). Если арендуется только автомобиль, обязанность за наличие путевого листа возлагается на арендатора.

      В 2023 году в порядке оформления документа произошло несколько изменений:

      1. 03.2023 г. Согласно Приказу Минтранса №390 от 28.09.2022 г. теперь необязательно в путевой лист вносить наименование и номер документа. Исключение составляют случаи, когда его используют для подтверждения расходов. Также отменили ведение журнала учета путевых листов. Информацию о собственнике транспорта заменили на сведения о компании, предоставившей документ
      2. 02.2023 г. Согласно Приказу ФНС №ЕД-7-26/116@ от 17.02.2023 г. был утвержден новый формат путевого листа – электронный. Теперь можно подготовленный документ отправлять контрагентам через системы ЭДО (электронный документооборот). Одновременно ввели обязанность операторов ЭДО передавать сведения в ГИС ЭПД. Подписывать документы в цифровом формате положено при помощи квалифицированной или неквалифицированной усиленной ЭЦП.
      3. 09.2023 г. Согласно Приказу Минтранса №159 от 05.05.2023 г. в путевой лист требуется вносить сведения о СНИЛС гражданина, управляющего транспортным средством, и номер водительского удостоверения. Один документ будет действовать на все рейсы, завершенные внутри одного рабочего дня или на один многодневный рейс, если предполагается перевозка грузов/людей на одном транспорте, без перегрузки/пересадки на другой.

      Отметим, что от владельцев и руководителей бизнеса стали поступать однотипные вопросы. Так, многие интересуются, будет ли законным оформить один путевой лист, например, на месяц. Здесь рекомендуем отталкиваться от комментариев Минтранса, предоставленных в Письме №ДЗ-514-ПГ от 04.04.2019 г. Специалисты ведомства считают, что организация вправе оформить документ на полный месяц независимо от количества рейсов.

      Главное, чтобы в нем были все отметки, обязательные для ежедневого путевого листа – это даты, в которые осуществляются рейсы, показания одометра авто перед каждым, отметки о прохождении водителем медосмотра, контроле технического состояния транспортного средства. Исходя из этого предприятие вправе составить путевой лист на срок свыше месяца (п. 3 Приказа Минтранса №390 от 28.09.2022 г.). Никаких формальных ограничений для такой процедуры нет.

      В электронном путевом листе стало проще корректировать сведения о водителях, марке или модели прицепа/полуприцепа, их регистрационных номерах. Также есть возможность вносить данные о предрейсовых и послерейсовых осмотров сотрудников, если с ними проводили дистанционные процедуры через телемедицинские технологии. При переходе на электронный документооборот важно заблаговременно закрепить новый формат в учетной политике организации.

      При составлении отчетов по расходам ГСМ, фактически отработанному времени водителями нужно учитывать сведения, полученные из путевого листа. Именно этот документ является легитимным подтверждением перечисленного. Оформлять его обязательно нужно в соответствии с Приказом Минтранса №390 от 28.09.2022 г.

      С 1 января 2024 года изменений по оформлению путевых листов нет.

      Реквизиты и бланки путевых листов в 2024 году

      Бланк в 2024 году Образец путевого листа в 2024 году
      Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля на основе формы № 3 Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля на основе формы № 3
      Бланк путевого листа легкового автомобиля по собственной форме Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля по собственной форме
      Бланк путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-С) Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-С)
      Бланк листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-П) Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-П)
      Бланк путевого листа автобуса необщего пользования (на основе формы № 6 спец) Пример заполнения путевого листа автобуса необщего пользования (на основе формы № 6 спец)

      Нюансы учета, если транспорт использует только руководитель

      Немало вопросов у представителей бизнеса возникает относительно транспортных средств, которые находятся в постоянном пользовании директора (когда наемный персонал не относится никак не относится к технике). В этом случае обязательно только отметка о прохождении медосмотра, она важна при проверке документов сотрудниками ГИБДД. Техосмотр понадобится только тем, кто перевозит грузы и/или пассажиров.

      Формально предприятие вправе учитывать фактические затраты на горюче-смазочные материалы в расходах организации. Но важно, чтобы имелось подтверждение, что руководитель пользовался автомобилем для решения предпринимательских задач. Специалисты ФНС рекомендуют немного доработать типовую форму путевого листа и внести в шаблон дополнительный реквизит: маршрут следования. В Приказе Минтранса №390 от 28.09.2022 г. такая информация отсутствует.

      Желательно иметь в виду, что, если организация не включает затраты на ГСМ в свои расходы, ФНС может воспринять это как использование транспортного средства физическим лицом в собственных (личных) целях. Такая позиция, в свою очередь, приведет к начислению на руководителя налога НДФЛ и страховых взносов. На практике организации нередко приобретают автомобили в лизинг, а директора пользуются ими как личным транспортом.

      Несмотря на это бухгалтерия включает в расходы предприятия лизинговые платежи и списывает амортизацию. В подобных случаях, чтобы доказать использование авто в предпринимательской деятельности, достаточно оформлять хотя бы разовые путевые листы (в соответствии с нормами ст. 171 и 252 Налогового Кодекса РФ).

      Ответственность предприятий за нарушения работы с путевыми листами

      Если организация, по характеру своей деятельности имеет обязанность оформлять путевой лист, но этого не делает, ее могут привлечь к административной ответственности. Согласно ст. 12.3 КоАП РФ водителей штрафуют на суммы до 500 рублей, а ответственных лиц, уже по ст. 15.11 КоАП РФ, до 5-10 тысяч рублей.

      Также наказание возможно за отсутствие отметок о прохождении предрейсового осмотра. В такой ситуации ответственные лица и индивидуальные предприниматели штрафуются на суммы 15-25 тысяч рублей, а юридические лица – на 110-130 тысяч рублей. Отсутствии в документе сведений о ТО для водителя может обернуться штрафом в 3 тысячи рублей (для должностных лиц сумма выше, 5 тысяч рублей, а для юридических лиц и ИП – 30 тысяч рублей).

      Еще возможны штрафы, предусмотренные ст. 120 НК РФ. Они относятся к предприятиям, которые применяют путевые листы вы качестве первичного документа для подтверждения затрат на ГСМ и/или оплаты труда водителям (и затем на эти суммы заявляют уменьшение налогооблагаемой базы). При отсутствии документального подтверждения подобным затратам налоговая инспекция вправе наложить на предприятие штраф в размере 10-30 тысяч рублей.

      При выявлении факта искусственного занижения налоговой базы штраф будет равен 20% недоимки (минимальная сумма санкций составляет 40 тысяч рублей независимо от размера недоплаты). Таких последствий можно избежать, если изначально наладить бухгалтерский учет в соответствии с новыми правилами, перейти на электронный документооборот, существенно упрощающий работу с документами (корректировку, внесение новых данных и т.д.).

      Образцы некоторых путевых листов

      Образец путевого листа легкового автомобиля на день

      Образец путевого листа легкового автомобиля на месяц

      Образец путевого листа грузового автомобиля

Популярные сообщения из этого блога

Решение о предстоящем исключении юридического лица из егрюл через сколько исключат

Уведомление о расторжении договора купли продажи в одностороннем порядке образец

Какие формы баланса сдает ооо на усн